ZenDMS Workflow Admin 1 Settembre 2022
ZENDMS WORKFLOW

Automatizza i tuoi processi di approvazione dei documenti.

Il modulo di protocollo informatico è integrato nella gestione documentale di ZenDMS. La registrazione dei documenti, della corrispondenza in entrata, in uscita e interna degli enti pubblici e delle aziende private diventa con ZenDMS un’operazione semplice. Il modulo protocollo informatico ottempera  l’obbligo richiesto alle pubbliche amministrazioni
di invio in conservazione digitale del registro giornaliero, risponde ai requisiti normativi del DPR.445/2000 (Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa) e alle regole tecniche per la gestione dei documenti amministrativi delle Pubbliche Amministrazioni.

Gestione del processo di workflow

L’utente di tipo amministratore di ZenDMS ha la possibilità di generare nuovi processi di approvazione dei documenti inseriti.
Ogni processo così generato, passa attraverso una serie di stati per ciascuno dei quali è richiesto all’utente – coinvolto nel workflow – l’approvazione oppure il rifiuto.
ZenShare prevede più tipologie di processo approvativo (a maggioranza, all’unanimità o su selezione) in forma tabellare o mediante l’utilizzo di un designer grafico, e consente inoltre di:
– definire l’attività oggetto dello step successivo (completamento, registrazione del documento, inserimento metadati, etc..),
– decidere in quale cartella documentale confluirà il documento alla fine del workflow,
– inviare notifiche email ad ogni passaggio di stato,
– motivare l’approvazione o l’eventuale non approvazione di un documento.

Gestione utente

Ogni utente o gruppo di utenti di ZenDMS definito come approval, potrà visualizzare e gestire soltanto i documenti immessi dai richiedenti in quel determinato processo di approvazione.
La sezione è dotata di un menu contestuale tramite  il quale l’utente ha accesso a:

  • Documenti personali: l’elenco dei propri documenti immessi in approvazione
  • Tutti i documenti: il dettaglio esclusivo per i profili amministratore che elenca tutti i documenti in approvazione
  • Documenti da approvare: l’elenco dei documenti da approvare per i quali si ricopre il ruolo di “approval”
  • Documenti pubblicati: i documenti pubblicati nella biblioteca dopo il completamento dell’iter
  • Gestione processi: dettaglio dei processi di approvazione (lettura per gli utenti, lettura/scrittura per gli amministratori)
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