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ZenDMS Workflow Admin 1 Settembre 2022
ZENDMS WORKFLOW

Automatizza i tuoi processi di approvazione dei documenti.

Il Workflow svolge un ruolo fondamentale nel processo di digitalizzazione dei processi aziendali. 
Esso consente di massimizzare l’efficienza dei processi legati ai flussi documentali grazie a percorsi predefiniti di approvazione dei documenti. L’errore umano è ridotto al minimo. Qualsiasi pratica o documento che necessita di presa visione e/o di approvazione sarà subito e facilmente rintracciabile. La situazione e lo stato dei singoli processi workflow sarà sempre monitorabili da parte degli utenti responsabili.

ZenDMS Workflow

Gestione del processo di workflow

ZenDMS offre la possibilità di generare nuovi processi di approvazione dei documenti inseriti.
Ogni processo così generato, passa attraverso una serie di stati per ciascuno dei quali è richiesto all’utente – coinvolto nel workflow – l’approvazione oppure il rifiuto.
ZenShare prevede più tipologie di processo approvativo (a maggioranza, all’unanimità o su selezione) in forma tabellare o mediante l’utilizzo di un designer grafico, e consente inoltre di:
– definire l’attività oggetto dello step successivo (completamento, registrazione del documento, inserimento metadati, etc..),
– decidere in quale cartella documentale confluirà il documento alla fine del workflow,
– inviare notifiche email ad ogni passaggio di stato,
– motivare l’approvazione o l’eventuale non approvazione di un documento.

Gestione utente

Ogni utente o gruppo di utenti di ZenDMS definito come approval, potrà visualizzare e gestire soltanto i documenti immessi dai richiedenti in quel determinato processo di approvazione.
La sezione è dotata di un menu contestuale tramite  il quale l’utente ha accesso a:

  • Documenti personali: l’elenco dei propri documenti immessi in approvazione
  • Tutti i documenti: il dettaglio esclusivo per i profili amministratore che elenca tutti i documenti in approvazione
  • Documenti da approvare: l’elenco dei documenti da approvare per i quali si ricopre il ruolo di “approval”
  • Documenti pubblicati: i documenti pubblicati nella biblioteca dopo il completamento dell’iter
  • Gestione processi: dettaglio dei processi di approvazione (lettura per gli utenti, lettura/scrittura per gli amministratori)
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