ZenDMS Document Management System Admin 31 Agosto 2022
DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM

A prescindere dal formato originario dei documenti (cartaceo o digitale), essi contengono al loro interno dati e informazioni che vanno acquisite e archiviate, oltre che rese disponibili per la consultazione, la condivisione e la conservazione nel tempo. I dati contenuti possono essere di varia natura, amministrativi, legali, giuridici, contabili, e una efficiente gestione assume un valore strategico per qualsiasi azienda e organizzazione. ZenDMS, la soluzione di Document Management System della Suite ZenShare, è dotata di un ampio set di funzionalità dedicate alla Gestione Documentale 

Gestione del documento in tutte le fasi del ciclo di vita:

1
Inserimento del documento in biblioteca
2
Modifica e lavorazione del documento
3
Richiesta di approvazione del documento
4
Inserimento nel processo workflow approvativo
5
Approvazione e rilascio del documento
6
Archiviazione e conservazione digitale

ZenDMS è una soluzione:

Scalabile

in base alla crescita dell’azienda

Affidabile

con elevati livelli di sicurezza e continuità del servizio

Conforme

alle normative vigenti in materia documentale

ZenDMS features

ZenDMS consente di gestire i documenti correnti affinché siano archiviati correttamente sulla base del titolario dell’ente, agevolandone il loro reperimento e consultazione. E’ possibile navigare velocemente attraverso le varie categorie e tipologie documentali fino ad arrivare ai documenti ricercati.

Gestione Archivio di Deposito
Esaurita la loro funzione amministrativa corrente i documenti sono spostati nell’archivio di deposito. Una volta archiviati nell’area di deposito, i documenti possono essere consultati, scaricati e riordinati oppure, se necessario, scartati (cancellati).

Gestione Archivio Storico
In seguito ad un processo di selezione, i documenti ritenuti di notevole interesse storico e culturale passano dall’archivio di deposito all’archivio storico. sono resi disponibili su un portale web dedicato alla consultazione pubblica.
Studiosi e interessati possono consultare i documenti in accordo con le disposizioni vigenti in materia di accesso agli atti e trattamento dei dati personali.

 

Il processo di gestione e pubblicazione del documento si compone di tre parti:

  1. Acquisizione dei documenti dal pc locale, da email, da multifunzioni/scanner di rete, da spool di stampa, da fax.
  2. Indicizzazione, per ogni tipologia di documento è possibile associare un modello documentale.
  3. Permessi e pubblicazione, possibilità di assegnare dei permessi sul singolo documento e di categorizzare un unico documento in più cartelle.

Modelli documentali
Il sistema automaticamente registra la data e ora di pubblicazione e l’autore. Inoltre tramite la gestione di modelli documentali (cioè l’aggregazione di più metadati solitamente presenti in alcune tipologie documentali) è possibile associare un modello al singolo documento.

Permessi di visualizzazione
E’ possibile gestire i permessi di visualizzazione sia a livello di cartella, sia a livello di singolo documento.

Categorizzazione e pubblicazione
Il documento storicizzato e pubblicato viene associato alla categoria di pertinenza ereditandone i permessi. ZenDMS consente di posizionare il documento in categorie multiple senza effettuare repliche.

Check-in Check-out e Versioning
E’ possibile apportare correzioni agli attributi (metadati, permessi e categorie documentali), modificare e aggiornare i contenuti del documento attivando il versioning automatico. La funzione versioning gestisce Major e Minor release dei documenti pubblicati. ZenDMS tiene traccia delle versioni precedenti e le rende sempre disponibili all’utente che ne fa richiesta.

 

Con ZenShare è possibile smistare uno o più documenti ad altri utenti o uffici competenti.
Basta un clic e il documento da smistare verrà assegnato all’utente destinatario che, a sua volta, si vedrà notificare in automatico via email dal sistema, l’avvenuta assegnazione del documento. L’utente o ufficio destinatario può:

  • prendere in carico il documento
  • smistarlo nuovamente
  • rifiutare l’assegnazione.

Tramite un’interfaccia molto semplice, l’utente di tipo amministratore ha la possibilità di generare nuovi processi di approvazione dei documenti inseriti. Ogni processo così generato, passa attraverso una serie di stati per ciascuno dei quali è richiesto all’utente – coinvolto nel workflow – l’approvazione oppure il rifiuto.

Il modulo riconosce barcode mono/bidimensionali per referenziare i documenti in maniera univoca all’interno del DMS, utile in tutti quei casi di gestione di sistemi ibridi (cartaceo-digitali) in cui i processi di scansione e archiviazione nel DMS vengono effettuati in maniera massiva in modalità batch. Sono applicabili anche logiche intelligenti di gestione dei documenti scansionati e dotati di barcode come ad esempio la separazione automatica dei documenti scansionati in un unico file.

Si possono importare in ZenDMS flussi documentali provenienti da sistemi esterni in maniera automatizzata (modalità “batch”), utile per lo scambio automatico di documenti e metadati tra sistemi diversi.
Ciò consente, ad esempio, di importare documenti quali fatture attive e documenti di trasporto che vengono archiviati e classificati con procedure di foldering automatico e preclassificazione. Successivamente, si possono avviare automaticamente processi di work-flow (approvazione del documento) oppure di invio in conservazione digitale (dematerializzazione fiscale).
ZenDMS segnala agli utenti quali documenti scadranno e per i quali dovranno essere poste in essere delle azioni di rinnovo. Per tutti i modelli documentali che avranno un metadato tipo “Scadenza”, sarà possibile abilitare la gestione “Reminder” tramite e-mail. Per ogni modello è possibile:
  • abilitare la notifica via email;
  • stabilire il numero giorni di preavviso dalla scadenza;
  • definire il gruppo di utenti destinatari della notifica.

Modulo Correlazione Documenti

Si possono stabilire correlazioni automatiche tra i documenti sulla base del modello documentale, di metadati comuni o di altre condizioni. La correlazione serve a ricostruire il legame tra i documenti nel tempo: in particolare, è utile per riconciliare i documenti ordine-bolla-fattura durante l’intero ciclo ordine-pagamento.

Modulo Spool PDF/ASCII recognition

Questo modulo risulta particolarmente utile nei casi di trasferimento/acquisizione di dati per l’integrazione del DMS con l’ERP aziendale, al fine di una più veloce ed automatica indicizzazione dei documenti archiviati. Consiste nell’acquisizione, il riconoscimento e l’indicizzazione di flussi batch provenienti da sistemi gestionali/ERP. 

Il modulo è dedicato all’invio e alla ricezione di documenti tramite e-mail/PEC/Fax direttamente da ZenDMS (Protocollo IMAP, Exchange). Il Modulo Email Import monitora una casella email dalla quale cattura la posta in ingresso separando le email dai documenti allegati. I documenti vengono poi archiviati e pubblicati in ZenDMS in una cartella predefinita. E’ possibile inserire automaticamente l’e-mail ed il suo allegato in un processo di approvazione.

E’ possibile inviare documenti via PEC in modalità batch predisponendo invii massivi, oppure in modalità singola da front end. Il sistema riconcilia, infine, le ricevute di ritorno con i messaggi inviati, tracciando tutti gli invii effettuati e archiviando correttamente sia i messaggi che le relative ricevute.

 

Tramite tecnologie avanzate è possibile riconoscere ed acquisire dati da documenti strutturati e non strutturati, in base a logiche zonali che “mappano” la struttura dei documenti oppure logiche “free form” che autoapprendono la struttura dei documenti laddove questa non sia standardizzata.

 

Gestione Login

Tutti gli utenti sono profilati tramite username e password.
E’ possibile aumentare il livello di sicurezza configurando l’accesso al sistema, attraverso l’utilizzo del protocollo HTTPS e dei certificati digitali.

Accesso alle aree del portale

É possibile limitare l’accesso ad alcune aree del portale, quali ad esempio Biblioteca, Workflow e rubrica aziendale.
Inoltre, è possibile definire profili di utenti dedicati all’amministrazione della singola area/sezione del portale.

Accesso ai documenti

La biblioteca consente di gestire i permessi di visualizzazione sulla singola cartella, tuttavia è possibile definire i permessi di visualizzazione anche sul singolo documento. L’obiettivo è quello di dare maggiore flessibilità alla singole funzioni aziendali con la possiblità di gestire in completa autonomia i documenti di propria competenza.

Statistiche e reportistica

Un sistema di statistiche e reportistica legato alle principali funzionalità del portale, consente di monitorare l’attività degli utenti nelle diverse aree del portale: filtro per data, filtro per funzione aziendale, filtro per ruolo o qualifica

 

Gestione Login

Tutti gli utenti sono profilati tramite username e password.
E’ possibile aumentare il livello di sicurezza configurando l’accesso al sistema, attraverso l’utilizzo del protocollo HTTPS e dei certificati digitali.

Accesso alle aree del portale

É possibile limitare l’accesso ad alcune aree del portale, quali ad esempio Biblioteca, Workflow e rubrica aziendale.
Inoltre, è possibile definire profili di utenti dedicati all’amministrazione della singola area/sezione del portale.

Accesso ai documenti

La biblioteca consente di gestire i permessi di visualizzazione sulla singola cartella, tuttavia è possibile definire i permessi di visualizzazione anche sul singolo documento. L’obiettivo è quello di dare maggiore flessibilità alla singole funzioni aziendali con la possiblità di gestire in completa autonomia i documenti di propria competenza.

Statistiche e reportistica

Un sistema di statistiche e reportistica legato alle principali funzionalità del portale, consente di monitorare l’attività degli utenti nelle diverse aree del portale: filtro per data, filtro per funzione aziendale, filtro per ruolo o qualifica

 

ZenDMS è dotato di un motore di ricerca integrato, in grado di reperire i documenti in relazione alla stringa ricercata sia in base ai metadati di storicizzazione utilizzati, sia tramite i contenuti dei documenti stessi.

 

ZenShare possiede la funzionalità di archiviazione dei documenti elettronici e/o cartacei, quest’ultimi acquisiti attraverso il connector per scanner di rete e/o periferiche multifunzione dotate di opzione scanner di rete.

E’ possibile inviare in modo automatico a ZenDMS i documenti in formato cartaceo a partire dalle periferiche di rete (scanner, stampanti multi-funzione) mediante la funzionalità scan to folder. Dall’area scansioni è possibile effettuare varie operazioni:

  • Pubblicazione in biblioteca
  • Conversione in formato PDF
  • Invio tramite email / download multiplo di file

In fase di pubblicazione del documento è possibile visualizzare l’anteprima del documento in formato Adobe PDF.

 
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