ConvaTec Inc

Settore: Chimica e farmaceutica

Progetto:
Implementazione di ZenShare per la gestione degli ordini di vendita (sales orders) e dei documenti di trasporto attivi (delivery notes).

Esigenza:
Il progetto è nato dalla necessità di automatizzare il ciclo attivo, in particolare le fasi di presa in carico, inserimento a sistema e archiviazione degli ordini di vendita e dei relativi documenti di trasporto e di consentire l’archiviazione tramite barcode delle fatture passive (ciclo passivo) con contestuale integrazione con SAP

Soluzione:

Il progetto è stato implementato inizialmente in Italia, per poi essere esportato a livello europeo (Gran Bretagna, Svizzera, Germania, Francia, Belgio e Paesi Bassi) e nord europeo ( Norvegia, Svezia, Finlandia Danimarca).

L’esigenza espressa è stata soddisfatta mediante l’adozione di ZenShare e l’implementazione di ulteriori moduli, tra cui il Connector per Exchange Server finalizzato alla cattura in automatico dei documenti da mailbox e FAXServer. Grazie al modulo PDF/Spool Recognition è stato possibile prendere in carico flussi di documenti (DDT) per singola country, estrarre automaticamente gli indici di ricerca, generare singoli documenti e, infine, archiviarli automaticamente in ZenShare completi di tutti i dati a corredo.

Benefici:

La soluzione ZenShare ha consentito di:

● automatizzare la gestione degli ordini di vendita, ottimizzando e centralizzando il punto di ricezione degli ordini e definendo processi di workflow standard per la lavorazione in ogni singola country;

● automatizzare la gestione dei documenti di trasporto prodotti dalle diverse società di logistica esterne, automatizzando l’acquisizione, riducendo i tempi di presa in carico dei documenti e rendendoli disponibili al fine della riconciliazione ordine-bolla.

● velocizzare i processi di verifica e approvazione delle fatture passive minimizzando il rischio di errore e dispersione dati

Con particolare riferimento a ConvaTec Italy all’implementeazione di ZenShare si è aggiunta l’adozione di:
ZenShare FEPA, per la gestione delle fatture elettroniche verso la Pubblica Amministrazione,
e  l’adozione di Zen CRM al fine di:

automatizzare i processi di relazione con i clienti quali il marketing e la vendita;
analizzare i dati relativi ai clienti a scopo strategico o tattico;
rappresentare i dati di marketing e vendita attraverso delle dashboard sia a livello di singolo utente e sia a livello Enterprise.

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